Khách hàng và hồ sơ
Mỗi yêu cầu của khách là một hồ sơ có trạng thái và người phụ trách. Mỗi khách hàng có một trang chung, gộp mọi hồ sơ và mọi lần liên hệ của người đó.
Mục lục
Hồ sơ là gì
Mỗi hồ sơ là một yêu cầu của khách, đến từ khung chat, biểu mẫu hoặc hệ thống khác qua API. Trợ lý AI hỏi khách những thông tin bạn cần, rồi giao hồ sơ cho đúng người.
Danh sách hồ sơ
Mở Hồ sơ. Trang có các chế độ xem Đang mở, Cần nhân viên, Đã giao, Đã đóng và Tất cả.
- Lọc theo kênh, theo người phụ trách (Của tôi, Chưa giao) và theo ngày.
- Tìm theo tên, số điện thoại, e-mail hoặc nội dung.
- Bạn chỉ thấy những hồ sơ trong phạm vi vai trò và chi nhánh của mình.
Trạng thái
Hồ sơ đi qua các trạng thái: Mới, Đang hỏi thêm, Đủ thông tin, Cần nhân viên xử lý, Đã giao, Đang xử lý, Đã báo giá, Chốt được, Không chốt. Hồ sơ rác đánh dấu Trùng hoặc Spam.
Chủ tài khoản có thể chia các trạng thái Đã giao, Đang xử lý, Đã báo giá, Chốt được, Không chốt thành Giai đoạn xử lý riêng của doanh nghiệp. Nhân viên chọn giai đoạn trong hồ sơ.
Làm việc trong một hồ sơ
- Hội thoại: toàn bộ tin nhắn giữa khách, trợ lý AI và nhân viên.
- Tóm tắt cho nhân viên và Thông tin thu thập: những gì trợ lý đã hỏi được. Bấm Sửa thông tin để chỉnh.
- Trả lời khách: tin gửi đúng kênh khách đang nhắn. Khi bạn trả lời, hồ sơ chuyển cho bạn và trợ lý AI ngừng trả lời hồ sơ này.
- Ghi chú nội bộ: khách không thấy.
- Giao cho và Chuyển trạng thái: đổi người phụ trách hoặc trạng thái.
- Diễn biến: mọi việc đã xảy ra với hồ sơ theo thời gian.
Khi bảng điều khiển đang mở, tin nhắn mới của khách hiện trên tiêu đề tab, kèm âm báo và thông báo trình duyệt.
Báo giá
Trợ lý AI hoặc nhân viên soạn báo giá trong hồ sơ. Chủ tài khoản duyệt hoặc từ chối. Báo giá đã duyệt được gửi vào khung chat của khách và hồ sơ chuyển sang Đã báo giá.
Việc hôm nay
Việc hôm nay chỉ ra khách nên liên hệ hôm nay và lý do. Mỗi việc ghi rõ ai làm, làm gì với khách nào và hạn đến khi nào.
Trang khách hàng
Mở Khách hàng. Mỗi khách hàng một dòng, gộp từ mọi kênh và mọi lần liên hệ. Hệ thống nhận ra cùng một khách theo số điện thoại, rồi theo e-mail.
- Tìm theo tên, số điện thoại hoặc e-mail; lọc theo Thẻ.
- Trang của một khách có Dòng thời gian: hồ sơ, đơn hàng, báo giá, lịch hẹn, ghi nhận đồng ý và lượt xem website.
- Chủ tài khoản thêm Trường thông tin riêng, ví dụ ngày sinh.
- Khách là người của một công ty thì hiện cùng trang công ty đó.
Gộp khách trùng
Khi hai khách có thể là một người, trang khách báo số cặp nghi trùng. Bấm Gộp khách: hồ sơ, ghi nhận đồng ý và thông tin của khách được chọn chuyển sang khách đang xem, rồi khách được chọn bị xoá.
Ghi nhận đồng ý
Mỗi khách có mục Đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân. Mỗi lần khách gửi yêu cầu có đồng ý, hệ thống ghi lại. Nhân viên ghi thêm khi khách đồng ý qua điện thoại, hoặc khi khách rút đồng ý. Lịch sử được giữ nguyên.
Nhập và xuất danh sách
Nhập danh sách khách từ tệp CSV, khớp theo số điện thoại rồi e-mail. Nhập và xuất danh sách tuỳ theo gói dịch vụ.