Lịch hẹn
Đặt dịch vụ, giờ mở cửa và số lịch cùng lúc. Sau đó trợ lý AI đặt lịch cho khách trong cuộc trò chuyện, còn nhân viên đặt, dời và đánh dấu lịch ở trang Lịch hẹn.
Mục lục
Bật nhận đặt lịch
Chủ tài khoản mở Lịch hẹn, chọn Cài đặt đặt lịch.
- Ở Dịch vụ, thêm tên dịch vụ và Thời lượng (phút). Bỏ chọn Đang nhận để ngừng nhận lịch cho một dịch vụ; lịch đã đặt không đổi.
- Ở Giờ mở cửa, đặt giờ cho từng ngày. Một ngày có thể có nhiều ca. Nút Dùng giờ của Thứ Hai cho các ngày còn lại giúp nhập nhanh.
- Ở Ngày nghỉ, thêm ngày lễ hoặc ngày nghỉ riêng.
- Ở Quy tắc đặt lịch, chọn Giờ hẹn cách nhau, Số lịch cùng lúc, Đặt trước tối thiểu, Nhận đặt trước tối đa (ngày) và Nhắc nhân viên trước giờ hẹn.
- Đánh dấu Cho phép đặt lịch hẹn rồi lưu.
Cần ít nhất một dịch vụ đang nhận và một ngày mở cửa thì mới bật được. Mọi giờ tính theo múi giờ của doanh nghiệp. Tính năng đặt lịch tuỳ theo gói dịch vụ.
Trợ lý AI đặt lịch
Khi đặt lịch đang bật, trợ lý AI xem được giờ trống và đặt lịch cho khách trong cuộc trò chuyện.
- Trợ lý chỉ đặt đúng giờ khách đã chọn.
- Trước khi ghi, hệ thống kiểm tra lại giờ đó. Nếu vừa có người đặt hết chỗ, lịch không được ghi.
- Ở chế độ AI chỉ soạn nháp, trợ lý không đặt lịch.
Nhân viên đặt lịch
- Mở Lịch hẹn, bấm Đặt lịch.
- Chọn Chọn khách đã có, hoặc Khách mới (gọi điện, đến trực tiếp).
- Chọn Dịch vụ, Ngày và Giờ hẹn trong các giờ còn trống.
- Thêm Ghi chú nếu cần rồi lưu.
Nếu số điện thoại hoặc e-mail đã có, hệ thống dùng lại khách cũ thay vì tạo khách mới.
Cần đặt ngoài giờ, chọn Đặt ngoài giờ (ngoại lệ). Ngoại lệ không được vượt số lịch cùng lúc và không đặt vào thời điểm đã qua.
Xử lý một lịch hẹn
Mỗi lịch có trạng thái Đã đặt, Đã xác nhận, Đã đến, Không đến hoặc Đã huỷ. Các nút trên lịch: Xác nhận, Khách đã đến, Khách không đến, Dời lịch, Huỷ lịch.
Lịch hẹn hiện cả trong hồ sơ và trên trang khách hàng. Mỗi lịch ghi rõ do trợ lý AI hay nhân viên đặt.
Xem lịch
Mọi người xem lịch theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm, kèm số lịch mỗi ngày.
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thì mỗi lịch thuộc một chi nhánh, và mọi người trong chi nhánh dùng chung lịch đó.
Nhắc lịch
Trước giờ hẹn, người phụ trách hồ sơ được nhắc trên bảng điều khiển và trên thiết bị đã bật thông báo. Nếu không ai trong số đó được xem lịch này, chủ tài khoản được nhắc.
Hệ thống chỉ nhắc nhân viên, chưa nhắc khách trực tiếp.