Bảo mật và dữ liệu
trong WZ SmartAgent

Tóm tắt nhanh

• Máy chủ: đặt tại Singapore.
• AI: dùng mô hình Claude của Anthropic. Nội dung trò chuyện được gửi tới Anthropic để tạo câu trả lời.
• Huấn luyện AI: tắt sẵn. Chỉ chủ tài khoản mới bật được.
• Tách dữ liệu: mỗi doanh nghiệp tách riêng ngay trong cơ sở dữ liệu.
• Xoá doanh nghiệp: có 14 ngày để huỷ yêu cầu, sau đó dữ liệu bị xoá.
• Chứng nhận bảo mật: chưa có. Xem mục Những gì chưa có.

1. Dữ liệu được lưu ở đâu

Hồ sơ khách, hội thoại, báo giá, lịch hẹn và kho tri thức của doanh nghiệp bạn được lưu trên máy chủ của Webzone đặt tại Singapore. Hiện chúng tôi chưa có máy chủ đặt tại Việt Nam.

• Bảng điều khiển, khung chat và API đều kết nối qua HTTPS.
• Mật khẩu chỉ được lưu ở dạng băm, không ai đọc lại được mật khẩu gốc.
• Mã truy cập các kênh đã kết nối, khoá đăng nhập hai bước và khoá ký webhook được mã hoá trước khi lưu vào cơ sở dữ liệu.

2. Dữ liệu có dùng để huấn luyện AI không

Không, trừ khi chính bạn cho phép.

• Trong trang AI và dữ liệu của bảng điều khiển, lựa chọn "cho phép nhà cung cấp AI dùng dữ liệu để cải thiện mô hình" được tắt sẵn. Chỉ chủ tài khoản đổi được, và mỗi lần đổi đều được ghi vào nhật ký.
• Trước mỗi lượt gọi AI, hệ thống kiểm tra lại: nếu nhà cung cấp có thể dùng dữ liệu để huấn luyện, hoặc chưa rõ có dùng hay không, mà doanh nghiệp chưa cho phép, lượt gọi bị chặn và hội thoại được chuyển cho nhân viên.
• Với Anthropic, theo chính sách họ công bố cho API thương mại (chúng tôi đọc lại ngày 03/11/2026): dữ liệu gửi qua API không được dùng để huấn luyện nếu khách hàng không cho phép rõ ràng, và được xoá trong vòng 30 ngày. Riêng nội dung bị gắn cờ vi phạm chính sách của Anthropic có thể được giữ tới 2 năm.
• WZ SmartAgent không gửi các đánh giá, lượt thích hay phần sửa câu trả lời của bạn cho Anthropic.

3. AI được thấy những gì

Che số nhạy cảm trước khi gửi. Số thẻ thanh toán, số căn cước công dân và số tài khoản ngân hàng có ghi kèm chữ như "STK" hay "số tài khoản" luôn được thay bằng ký hiệu trước khi văn bản rời máy chủ. Số điện thoại và email được che khi bạn bật trong trang AI và dữ liệu. Tin nhắn lưu trong hệ thống vẫn giữ nguyên; chỉ phần gửi cho AI bị che.

Trợ lý trả lời khách chỉ thấy phần cần cho cuộc trò chuyện đó:

• hướng dẫn của doanh nghiệp và các trường thông tin cần hỏi;
• hồ sơ đang trao đổi: tin nhắn, các trường đã ghi, tên khách, và có số điện thoại hay email trong hồ sơ hay chưa (không thấy chính con số đó);
• các mục tri thức được đánh dấu dành cho khách;
• đơn hàng của khách, chỉ sau khi xác minh được người hỏi đúng là người mua.

Trợ lý nội bộ cho nhân viên chỉ dùng những mục tri thức mà người hỏi được phép xem.

4. Ai xem được dữ liệu

Giữa các doanh nghiệp

Mỗi bảng chứa dữ liệu của doanh nghiệp đều gắn mã doanh nghiệp và bật cơ chế phân quyền theo dòng (Row-Level Security) của PostgreSQL ở chế độ bắt buộc. Ứng dụng kết nối bằng một tài khoản cơ sở dữ liệu không có quyền vượt qua cơ chế này. Truy vấn nào không kèm mã doanh nghiệp thì không đọc được dòng nào.

Trong doanh nghiệp của bạn

• Chủ tài khoản xem được toàn bộ và quyết định quyền của mọi người.
• Nhân viên: chủ tài khoản chọn cho nhân viên xem mọi khách, hay chỉ khách mình phụ trách. Trưởng nhóm xem được khách của những người trong nhóm mình. Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh (gói Pro trở lên), nhân viên gắn với chi nhánh nào chỉ thấy khách của chi nhánh đó. Hồ sơ ngoài phạm vi hiện ra như không tồn tại.
• Quản trị kỹ thuật (IT): dành cho người cài đặt khung chat, kênh, kết nối, webhook và đăng nhập bằng tài khoản công ty (SSO). Vai trò này không mở được hồ sơ khách, hội thoại, đơn hàng, báo giá, lịch hẹn, báo cáo hay dữ liệu xuất ra. Người giữ vai trò này luôn phải đăng nhập hai bước, và webhook họ thêm phải chờ chủ tài khoản duyệt mới chạy.
• Đăng nhập hai bước bằng ứng dụng tạo mã, kèm mã khôi phục. Chủ tài khoản có thể bắt buộc từng thành viên dùng.
• Đăng nhập sai nhiều lần liên tiếp sẽ bị tạm khoá. Phiên đăng nhập tự hết hạn sau 7 ngày không dùng.
• Nhật ký thay đổi: các thao tác quan trọng được ghi kèm người làm và thời điểm, ví dụ đổi cài đặt AI và dữ liệu, xoá khách, xuất dữ liệu, mời hoặc thu hồi thành viên, yêu cầu xoá doanh nghiệp. Trang xem nhật ký có ở gói Pro trở lên.

Nhân viên Webzone

• Trong ứng dụng, tài khoản quản trị của Webzone dùng để tạo bản dùng thử, xác nhận đăng ký, quản lý đơn mua gói và xem chi phí AI theo từng doanh nghiệp. Không có màn hình nào để nhân viên Webzone đọc hội thoại hay hồ sơ khách của doanh nghiệp bạn.
• Khi bạn nhờ đặt lại mật khẩu, đường link do Webzone tạo được ghi vào nhật ký của chính doanh nghiệp bạn. Nếu bạn đã bật đăng nhập hai bước, link đó không đủ để đăng nhập.
• Với bản dùng thử do Webzone tạo, chúng tôi gửi bạn mật khẩu ban đầu. Hãy đổi mật khẩu và bật đăng nhập hai bước ngay lần đầu vào.
• Kỹ thuật viên quản trị máy chủ có quyền truy cập ở mức hệ thống để vận hành và xử lý sự cố.

5. Chống lộ dữ liệu và chống lừa AI

Kiểm tra từng câu trả lời trước khi gửi cho khách:

• Câu trả lời bị giữ lại và chuyển cho nhân viên nếu chứa khoá API, khoá bí mật, chuỗi kết nối, mã nội bộ, một đoạn hướng dẫn của trợ lý, hoặc hơn hai thông tin liên hệ không thuộc về khách hay doanh nghiệp.
• Số điện thoại hoặc email lạ, số thẻ, số căn cước, số tài khoản có ghi nhãn và đường link vào bảng điều khiển bị cắt khỏi câu trả lời. Nếu cắt xong mà còn lại quá ít, cả câu bị giữ lại.

Chống lừa AI (prompt injection):

• Hệ thống nhận ra các dấu hiệu lừa trong tin nhắn của khách, bằng tiếng Việt có dấu, không dấu và tiếng Anh: đòi bỏ qua quy tắc, đòi đọc lại hướng dẫn, link ảnh dùng để lấy dữ liệu, ký tự ẩn, chuỗi mã hoá dài. Các dấu hiệu này được ghi vào mục "Cảnh báo an toàn". Ở lượt đó, trợ lý không được dùng công cụ tra đơn hàng hay tra hồ sơ cũ.
• Trợ lý chỉ chạy những công cụ được mở cho lượt đó. Doanh nghiệp, hồ sơ và khách mà công cụ làm việc cùng do hệ thống xác định, không lấy theo lời AI.
• Một hồ sơ có hơn 30 lượt trả lời của trợ lý trong một giờ sẽ được chuyển cho nhân viên.

Tri thức đưa vào:

• Ký tự ẩn bị loại khỏi tài liệu nhập vào. Bản nháp có ký tự ẩn hoặc có giọng "ra lệnh cho trợ lý" bị gắn cờ, phải xác nhận thêm mới dùng được cho khách.
• Tài liệu mới nhập mặc định chỉ dành cho nhân viên. Chỉ chủ tài khoản mới chuyển một mục sang cho khách xem.

Trợ lý không tự quyết: chỉ trả lời bằng thông tin có trong tri thức đã duyệt; không có thì nói nhân viên sẽ xác nhận. Trợ lý không tự đặt giá, không hứa lịch ngoài khung giờ còn trống. Báo giá do AI soạn chỉ là bản nháp, chủ tài khoản duyệt rồi khách mới thấy.

6. Sao lưu

Toàn bộ cơ sở dữ liệu được sao lưu trước mỗi lần cập nhật hệ thống, và mỗi bản được kiểm tra đọc lại được trước khi lưu. Hệ thống giữ 14 bản gần nhất. Bản chạy vào Chủ nhật được giữ thêm, tối đa 8 bản; bản chạy vào ngày đầu tháng được giữ thêm, tối đa 12 bản. Các bản sao lưu nằm trên cùng máy chủ ở Singapore.

Hiện chưa có lịch sao lưu tự động hằng ngày, và bản sao lưu chưa được chép ra ngoài máy chủ.

Dữ liệu đã xoá có thể vẫn còn trong các bản sao lưu cũ cho tới khi những bản đó được thay bằng bản mới hơn.

7. Xuất và xoá dữ liệu

Tải dữ liệu về

• Tệp cấu hình: chủ tài khoản tải được một tệp gồm quy trình của trợ lý, kho tri thức, nhóm khách, hành trình chăm sóc, quy tắc tự động và dịch vụ đặt lịch.
• Danh sách khách và hồ sơ: xuất ra tệp CSV, đúng trong phạm vi người xuất được xem. Tính năng xuất dữ liệu có từ gói Growth.

Xoá một khách hàng theo yêu cầu. Chủ tài khoản xoá được một khách, xác nhận bằng cách gõ lại tên, số điện thoại hoặc email của khách. Khách bị xoá cùng toàn bộ hồ sơ, hội thoại, báo giá và thông báo liên quan; nhật ký chỉ giữ lại việc đã xoá.

Tự xoá nội dung hội thoại cũ. Trong trang AI và dữ liệu, chủ tài khoản chọn giữ nội dung trò chuyện 90, 180, 365 hoặc 730 ngày, hoặc giữ đến khi tự xoá. Trước khi lưu, bạn xem được sẽ có bao nhiêu mục bị xoá. Hệ thống xoá phần nội dung (tin nhắn, những gì AI đã đọc và viết, câu hỏi gửi trợ lý nội bộ), còn số đếm, ngày giờ và người phụ trách được giữ để báo cáo vẫn đúng. Việc dọn chạy tự động 6 giờ một lần.

Xoá cả doanh nghiệp. Chủ tài khoản yêu cầu trong trang Tài khoản bằng cách gõ lại tên doanh nghiệp. Yêu cầu chờ 14 ngày, trong thời gian đó có thể huỷ. Hết 14 ngày, mọi dữ liệu gắn với doanh nghiệp bị xoá. Chúng tôi chỉ giữ lại mã, tên doanh nghiệp và số lượng dòng đã xoá, không giữ dữ liệu cá nhân.

Khi hết dùng thử. Bản dùng thử chuyển sang chế độ chỉ xem. Nếu không gia hạn, dữ liệu khách hàng trong bản thử được xoá sau thời gian chờ (mặc định 3 ngày); quy trình, tri thức và tài khoản nhân viên được giữ lại.

8. Nhà cung cấp AI nhận những gì

• Nhà cung cấp: Anthropic, công ty Hoa Kỳ, mô hình Claude. Yêu cầu được xử lý trên hạ tầng của Anthropic, ở ngoài Việt Nam.
• Nhận: nội dung cuộc trò chuyện, hướng dẫn của doanh nghiệp và những mục tri thức liên quan, sau khi đã che các số nhạy cảm như mục 3.
• Không nhận: đánh giá hay phần sửa câu trả lời của bạn.
• Chúng tôi chưa ký thoả thuận không lưu dữ liệu (zero data retention) với Anthropic, nên áp dụng mức lưu tối đa 30 ngày như mục 2.
• Trang AI và dữ liệu trong bảng điều khiển ghi rõ nhà cung cấp, mô hình, đường link tới chính sách của họ và lượng AI doanh nghiệp đã dùng trong 30 ngày.
• Các kênh như Zalo OA hay Facebook Messenger chỉ nhận dữ liệu khi doanh nghiệp tự kết nối kênh đó. Hiện các kênh này còn đang tắt.

9. Những gì chưa có

Chúng tôi ghi rõ để bạn cân nhắc:

• Chưa có chứng nhận bảo mật như ISO 27001 hay SOC 2, và chưa có đánh giá bảo mật độc lập.
• Chưa có máy chủ đặt tại Việt Nam.
• Chưa có cam kết thời gian hoạt động (SLA).
• Chưa có thoả thuận không lưu dữ liệu với Anthropic.
• Chưa có lịch sao lưu tự động hằng ngày, và chưa tự động chép bản sao lưu ra ngoài máy chủ.
• Điều khoản sử dụng, chính sách riêng tư riêng cho WZ SmartAgent và thoả thuận xử lý dữ liệu đang chờ luật sư xem xét, chưa công bố.
• Chưa có tệp sao lưu đầy đủ kèm tin nhắn để doanh nghiệp tự tải về.
• Đăng nhập một lần bằng tài khoản công ty (SSO) đã làm xong nhưng đang tắt.
• Hệ thống chưa gửi được email.

Chúng tôi không tuyên bố WZ SmartAgent đã tuân thủ một luật hay tiêu chuẩn cụ thể nào.

10. Liên hệ về dữ liệu và bảo mật

Câu hỏi về dữ liệu, yêu cầu xoá, hoặc báo một lỗ hổng bảo mật bạn phát hiện:

• Điện thoại: 0367494919
• Zalo: zalo.me/0367494919
• Email: thietkeweb.webzone@gmail.com

Xem thêm: Chính sách bảo mật của Webzone · WZ SmartAgent · Trung tâm trợ giúp